Organizacja eventu może być niezwykle czasochłonnym i skomplikowanym zadaniem. Wymaga też koordynacji wielu różnych czynników, takich jak: miejsce, budżet, uczestnicy czy dostępność usługodawców. A to dopiero wierzchołek góry lodowej. Dlatego kluczowym elementem każdej udanej imprezy jest odpowiednie zaplanowanie jej przebiegu. Kiedy warto zacząć przygotowania? Zdecydowanie jak najwcześniej! Więcej czasu oznacza bowiem więcej możliwości.
Jeżeli planujesz mniejszą imprezę – jak na przykład jubileusz czy kameralne spotkanie w gronie klientów lub partnerów biznesowych – 2-3 miesiące powinny Ci w zupełności wystarczyć. Trudności napotkasz przy większych i bardziej złożonych wydarzeniach. I tu paradoksalnie drugorzędne znaczenie ma, czy mowa o 100-stu, 500-stu czy tysiącu uczestnikach. Dostępność obiektów na terenie całej Polski, która jest zdolna pomieścić każdą z tych liczb gości, szybko się kurczy.
Dlatego wszelkie działania powinno się rozpocząć przynajmniej na rok przed planowanym terminem. A czasem i to może być niewystarczające. O tym, że timing, czyli wybór najlepszego czasu na rozpoczęcie konkretnego działania dla osiągnięcia maksymalnego efektu, odgrywa w branży eventowej tak ważną rolę, przekonasz się z poniższego tekstu.
Efekty pandemii w branży eventowej
Epidemia koronawirusa wywróciła wiele spraw do góry nogami – dużo biznesów przeniosło swoje działania do przestrzeni wirtualnej i zmieniło tryb swojej pracy na przynajmniej częściowo zdalny. Wiele firm straciło kontakt z klientami, pogorszyły się relacje między członkami zespołu, co doprowadziło do obniżenia motywacji i wydajności. Stąd większa potrzeba spotkań integracyjnych i biznesowych w realu: aby odnowić relacje z kontrahentami oraz utrzymać zaangażowanie pracowników.. Nastroje w branży eventowej zdają się być bardzo optymistyczne, co przekłada na się większe zainteresowanie klientów i liczbę wydarzeń.
Najlepszy możliwy termin
Różne eventy są organizowane przez cały rok, jednak takie miesiące jak: maj, czerwiec, wrzesień czy październik, cieszą się największą popularnością. Wtedy jest dostatecznie ciepło, ale wciąż nie ma upałów, więc w grę wchodzą zarówno kilkudniowe konferencje, jak i imprezy plenerowe. Unikasz też sezonu urlopowego, zatem możesz liczyć na większą frekwencję. Musisz także sprawdzić, czy Twój termin nie koliduje z innym, konkurencyjnym wydarzeniem, które odciągnie uwagę od Twojego, pozostawiając Ci ograniczone pole do działania.
Atrakcyjne terminy szybko są zajęte. W dodatku jeżeli planujesz spotkania na około 100 osób i potrzebujesz do tego celu salę bankietową i miejsca noclegowe, musisz się liczyć z ograniczonym wyborem dat i miejsc ze względu na sezon ślubny.
Dlatego rozpoczęcie planowania Twojego wydarzenia z wielomiesięcznym wyprzedzeniem nie jest żadną przesadą. Daje Ci to duży komfort co do wyboru lokalizacji, a także pozostawia sporo przestrzeni na negocjowanie warunków i przebieranie w ofertach.
Dobre miejsce na event to połowa sukcesu!
W pierwszej fazie przygotowań do organizacji eventu najwięcej czasu zajmie Ci znalezienie i rezerwacja miejsca. Przede wszystkim musisz szukać takiego obiektu, który pomieści zaplanowaną przez Ciebie liczbę gości, a także będzie odpowiedni dla celu i stylu Twojego wydarzenia. Musisz wziąć pod uwagę, że wiele imprez organizowanych jest cyklicznie, stąd część rezerwacji dokonywanych jest na kilka lat naprzód. Dobre lokalizacje szybko się sprzedają, więc jeżeli zależy Ci na wyjątkowej scenerii Twojego wydarzenia – musisz się naprawdę pospieszyć!
Oczywiście w Polsce wciąż powstają nowe, ciekawe obiekty, które są dostosowane do pomieszczenia różnej liczby uczestników, jednak wciąż jest ich relatywnie mało. Najwięcej jest w stolicy. Jedocześnie w Warszawie bardzo wiele się dzieje, także rozchodzą się w oka mgnieniu.
Nie obejdzie się też bez wizji lokalnej, gdzie poznasz wszystkie możliwości i ograniczenia techniczne, które wpłyną na jakość planowanego przez Ciebie eventu. Dobre miejsce powinno oferować wspaniałą atmosferę, personel, lokalizację i obsługę.
Podsumowanie
Organizacja wydarzenia, które pozostawi w pamięci uczestników wspaniałe wspomnienia to nie lada wyzwanie. Oczywiście, im większa jego skala, tym więcej złożonych aspektów planowania, które trzeba mieć na uwadze i pod stałą kontrolą. Bez względu na to, czy organizujesz event sam, czy korzystasz z usług profesjonalistów, czas ma ogromne znaczenie – wpływa na jego jakość i budżet. Możliwe, że wiele spraw uda Ci się załatwić szybko i na ostatnią chwilę – ale musisz się liczyć z tym, że stawki usługodawców mocno poszybują w górę. Planowanie z odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych stresów i ułatwi znalezienie najlepszego rozwiązania w przypadku awaryjnych i niespodziewanych sytuacji. Więcej czasu daje Ci też możliwość nagłośnienia imprezy, a także zdecydowanie wpłynie na jej frekwencję – zaproszeni goście zdążą dostosować swoje plany do wyznaczonego przez Ciebie terminu.
