Organizacja eventów firmowych to ważny element budowania wizerunku przedsiębiorstwa, tworzenia aury profesjonalizmu, nawiązywania relacji z partnerami biznesowymi czy wzmocnienia więzi między pracownikami. Każde takie wydarzenie wymaga odpowiedniej scenerii, która podkreśli jej wyjątkowy charakter, zapewni uczestnikom komfort i pozostawi w ich pamięci niezapomniane wrażenia. Podpowiadamy, co trzeba uwzględnić w poszukiwaniach idealnego miejsca na Twoją konferencję, bankiet czy imprezę integracyjną.
Każda firma w zależności od branży, którą reprezentuje, ludzi, których zatrudnia bądź kontrahentów, z którymi współpracuje ma różne wymagania dotyczące organizacji wydarzeń. Nie ma tu jednego gotowego uniwersalnego schematu. Za to możemy udzielić kilku wskazówek, które należy wziąć pod uwagę w wyborze odpowiedniej lokalizacji na event – jednego z najważniejszych czynników warunkujących sukces każdej imprezy.
Dla kogo event firmowy?
Najpierw warto określić grupę docelową. O ile, w przypadku imprezy integracyjnej w firmie, w której wszyscy się znają – będzie to łatwe zadanie, o tyle w przypadku wydarzenia, w którym udział biorą uczestnicy wywodzący się z różnych środowisk i firm, warto sporządzić taki profil. Pozwoli to zdefiniować charakter wydarzenia, który wymaga odpowiedniej oprawy – miejsca, które będzie w stanie sprostać wytyczonym celom.
Wygodny dojazd do obiektu
Dużą popularnością cieszy się organizacja wydarzeń poza centrami dużych miast. Obiekty położone blisko natury nie tylko spełniają swoje szkoleniowe czy wykładowe funkcje, ale także dają możliwość naładowania baterii i resetu od miejskiego zgiełku i cyfrowego świata.
Bez względu na to czy zdecydujesz się na wybór metropolii czy malowniczo położonego hotelu lub centrum kongresowego, jego lokalizacja musi być dogodna i łatwo dostępna dla wszystkich uczestników. Jeżeli Twoje wydarzenia ma charakter ogólnopolski lub międzynarodowy istotna jest odległość od dworca kolejowego czy lotniska.
Większość zaproszonych gości z pewnością będzie chciała dotrzeć w wyznaczone miejsce własnymi środkami transportu. Dlatego bardzo ważne jest zapewnienie wystarczającej liczby miejsc parkingowych. Podczas wizji lokalnej musisz też sprawdzić czy wybrany obiekt zapewnia wygodny dojazd dla podwykonawców dostarczających elementy sceny, sprzęt techniczny, catering i inne trudniejsze w przewożeniu wyposażenie imprezy. Wytypowane miejsce powinno też posiadać udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami.
Catering – świeżo, różnorodnie i zdrowo
Nieważne czy organizujesz jednodniowe wydarzenie czy kilkudniowy event – nie możesz pominąć obsługi gastronomicznej. Nawet jeżeli miałaby się ograniczać do przerwy kawowej i drobnego poczęstunku – musisz uwzględnić panujące trendy żywieniowe. Wiele osób zmaga się z alergiami i nietolerancjami pokarmowymi, niektórzy też w imię swoich wartości nie jadają mięsa. Twoje menu powinno być świeże, kolorowe, uwzględniać preferencje ich uczestników i zawierać zdrowe akcenty – gdyż coraz więcej ludzi przywiązuje uwagę do tego, co ma na talerzu.
W wyborze miejsca na event istotne jest zatem sprawdzenie jego zaplecza gastronomicznego. Jeśli opinie klientów budzą w Tobie wątpliwości – uprzednio dowiedz się, czy możesz skorzystać z usług zewnętrznej firmy cateringowej. Nie wszystkie obiekty są chętne na taką współpracę, a dobrze skomponowane i smaczne menu ma ogromną wartość wizerunkową dla Twojego wydarzenia.
Zaplecze techniczne
Miejsce idealne szczególnie na organizację wydarzenia biznesowego powinno być nowoczesne pod względem technologicznym. Sprawdź koniecznie, czy upatrzony przez Ciebie lokal dysponuje sprzętem audiowizualnym i nagłośnieniowym. Absolutną podstawą jest też szybki Internet – i na to szczególnie musisz zwrócić uwagę decydując się na obiekt położony z daleka od miasta. Z pewnością wielu uczestników w wyniku swoich zobowiązań służbowych potrzebuje mieć stały dostęp do skrzynki pocztowej.
Warto też zawczasu ustalić, czy za eksploatację sprzętu, który jest na miejscu, doliczane są dodatkowe opłaty. Niektóre lokale zapewniają też obsługę pracownika, która czuwa nad kwestiami technicznymi – warto być przygotowanym na wszelkie „niespodzianki”.
Rozmiar obiektu eventowego
Rozmiar obiektu powinien być dostosowany do przewidywalnej liczby uczestników. Duże przestrzenie przy zbyt małej liczbie osób mogą niekorzystnie wpływać na odbiór Twojego eventu. Może się pojawić nieodparte wrażenie, że spora część zaproszonych gości odmówiła udziału w wydarzeniu. Podobnie zły efekt można uzyskać w drugą stronę: zbyt mały lokal przy dużej frekwencji może być przytłaczający i odbierać uczestnikom przestrzeń na luźny small talk.
Komunikacja z personelem obiektu
Organizując duże przedsięwzięcie czeka Cię kilka miesięcy pracy, wiele niespodziewanych sytuacji i pomysłów, które pojawią się na różnym etapie planowania. Ważne jest zatem, żeby osoby, z którymi przyjdzie Ci współpracować ze strony wybranego lokalu były elastyczne, pomocne i otwarte na potrzeby klienta. Dużym problemem może się okazać mur po drugiej stronie, gdzie nawet drobne modyfikacje spotkają się z odmową i będą generować nieporozumienia. Dobrą praktyką jest też sprawdzenie ocen i referencji dotyczących różnych obiektów eventowych – być może właśnie one pozwolą Ci uniknąć nieprzyjemności i niepotrzebnego stresu.
Udogodnienia w miejscu eventowym
W zależności od charakteru imprezy wybrany przez Ciebie obiekt powinien posiadać różne udogodnienia, takie jak toalety (jeżeli impreza jest w plenerze), garderoby, pomieszczenia dla VIP-ów, itp. Możliwe, że pojawi się potrzeba, żeby było ono dostosowane dla osób z niepełnosprawnościami – musisz przewidzieć każdą sytuację. Dostępność atrakcji i stref wypoczynku pozwoli wypełnić czas wolny uczestników lub pomoże w zaplanowaniu części rozrywkowej. Jeżeli planujesz zaktywizować swoich uczestników – sprawdź czy wytypowane przez Ciebie miejsce będzie odpowiednie do przeprowadzenia różnych gier terenowych.
Musisz także sprawdzić czy Twój wybór posiada odpowiednią wentylację lub klimatyzację – przegrzane, duszne lub zbyt chłodne pomieszczenia mogą negatywnie wpłynąć na atmosferę wydarzenia i komfort uczestników. Jeżeli planujesz występ lub koncert sprawdź akustykę pomieszczenia, zadbaj też o wystrój i klimat sali – niezależnie czy chodzi o wykład, warsztat czy część rozrywkową.
Miejsce na event firmowy jest niezwykle ważne ze względu na jego wpływ na atmosferę i wrażenia, jakie pozostaną w pamięci zaproszonych gości. Właściwy wybór korzystnie wpłynie na wizerunek firmy i pozwoli zwiększyć zaangażowanie uczestników. Warto zatem poświęcić trochę czasu na analizę dostępnych ofert i poszukać nieszablonowego rozwiązania, które będzie dostosowane do wymagań i potrzeb wydarzenia, a równocześnie będzie łatwo dostępne, wygodne i funkcjonalne.
