Jak dbamy o bezpieczeństwo podczas eventów?

Organizujemy całą gamę bardzo różnych eventów: na większą lub mniejszą skalę, w plenerze lub w pomieszczeniach zamkniętych.
Na wszystkich, bez względu na ilość osób, pogodę i warunki, uczestnicy mają się świetnie bawić. To oczywiste!

Zazwyczaj wychodząc na imprezę, myślimy o tym, aby miło spędzić czas. Oceniamy spotkanie poprzez jego klimat, jakość atrakcji, gastronomię czy dobrą organizację. Wiele by wymieniać… Aby to wszystko skutecznie zadziałało, po drugiej stronie pracują ludzie, którzy realizują zadanie o najwyższym priorytecie – bezpieczeństwo eventu. Odpowiadają za jego wzorową organizację i stworzenie uczestnikom parasolu bezpieczeństwa.

Jak osiągnąć układ idealny: bezpieczną i udaną zabawę?

Trudno odnieść się w szczegółach do tego zagadnienia, bowiem każdy event jest inny, tym samym ma różne wymagania oraz wytyczne. Nie będziemy opisywać tutaj wszystkich detali, typu: konieczność zabezpieczenia instalacji elektrycznej, stabilność urządzeń, bezpieczny montaż i demontaż itp., ponieważ jest ich mnóstwo, a każdy doświadczony eventowiec powinien o nich wiedzieć. Napiszemy zatem o naszym podejściu do pracy oraz naszych przygotowaniach organizacyjnych w aspekcie bezpieczeństwa.

W Strefie Zdarzeń  jest klika ważnych i bezwzględnych zasad, których zawsze się trzymamy,  tworząc nową realizację.

Znajomość procedur to konieczność!

Organizując event zawsze i nieodwołalnie bazujemy na procedurach i wytycznych, śledząc na bieżąco zmiany, a równocześnie podnosząc kompetencje, dzięki którym możemy stale udoskonalać swoje doświadczenie w zakresie bezpieczeństwa.
Patrząc od tej strony, absolutnie nie możemy zdawać się na przypadek czy łut szczęścia. Tak więc ustawa o imprezach masowych oraz wszelkie zasady dotyczące innego rodzaju imprez są dla nas lekturą obowiązkową. Jako organizator eventów odpowiadamy w pełni za swoją pracę, dlatego w przypadku nowych standardów czy procedur często stosujemy metodę polegającą na przetestowaniu ich
w praktyce, zanim odbędzie się dany event. W sytuacjach skomplikowanych lub trudnych uważamy, że warto konsultować plan za służbami policji czy straży pożarnej, które na co dzień zajmują się naszym bezpieczeństwem.

Zwracamy również uwagę na jakość używanego sprzętu, jego trwałość, stosowne atesty czy orzeczenia przydatności (np. w przypadku dmuchanych urządzeń dla dzieci) oraz na aktualną dokumentację. W pełni sprawne urządzenia i sprzęt dobrej jakości znacznie zwiększą jakość usługi oraz zmniejszą prawdopodobieństwo kłopotliwych, niepożądanych sytuacji.

Covid-19 – nowa rzeczywistość

W dobie pandemii poczucie bezpieczeństwa oraz procedury mają podwójne znaczenie. Nowa rzeczywistość dyktuje nam zmiany
w podejściu do organizacji eventów. Tak więc zalecenia sanitarne, GIS, GiP czy zalecenia dotyczące zbiorowości są naszym nowym wyzwaniem. Ponadto obowiązujące zmiany wymuszają również zakup całkiem nowego wyposażenia (maseczki, urządzenia do pomiaru temperatury, rękawiczki, płyny dezynfekcyjne itp.) oraz nowe podejście do kwestii gastronomii,  szerszych ciągów komunikacyjnych czy obecności punktów medycznych. Wszystko po to, by każdy uczestnik mógł czuć się bezpiecznie. Pamiętajmy także, że obostrzenia czy zalecenia nie dotyczą wyłącznie gości, ale przede wszystkim organizatorów i całej obsługi eventu.

Ważna jest tutaj również informacja. Uczestnik z pewnością poczuje się bezpiecznej i znikną jego obawy, gdy będzie miał pewność,
że organizacja eventu przebiegnie zgodnie z procedurami oraz gdy sam będzie dobrze znał reguły, które należy stosować podczas spotkania. Dlatego nie zapominajmy o wcześniejszej komunikacji z uczestnikami wydarzenia i przekazaniu im tych informacji.

W trakcie eventu powinniśmy również zadbać o listę gości. A skoro będziemy zbierać dane osobowe, w tym przypadku nie tylko imię
i nazwisko, ale również pomiar temperatury czy uwagi dotyczące zdrowia, uwaga na RODO! Nie możemy tego bagatelizować ani pomijać! Mamy więc tutaj kolejną ważną ustawę dotyczącą bezpieczeństwa danych –  ich zbierania, przetwarzania i być może dalszego przekazywania. Jest to konieczne i niezbędne, szczególnie podczas aktualnie odbywających się eventów.

Aby nic nas nie zaskoczyło

„Brak planu to zaplanowanie porażki” – Effie Jones

Te słowa mówią wszystko. Przygotowanie planu jest równoznaczne ze stworzeniem strategii organizacyjnej, która zwiększa prawdopodobieństwo bezpiecznego eventu. Oczywiście, plan należy poprzedzić analizą ryzyka, uwzględniając wszystkie trudne punkty, miejsca i sytuacje, czyli potencjalne zagrożenia (mogą to być śliskie schody, ciągi komunikacyjne, wejście tysięcy osób
w określonym czasie do danego obiektu czy występ popularnej gwiazdy). Doświadczony zespół umieszcza w planie dobre oznakowanie przestrzeni, odpowiednią instalację urządzeń, wyznaczenie stref niebezpiecznych i wiele innych oznaczeń. Dobrze przygotowany plan
i ocena sytuacji wykluczy lub zminimalizuje ryzyko. Następnym etapem w naszej pracy jest przejście „krok po kroku” przez każdy punkt takiego planu w trakcie spotkań, co jest absolutnie konieczne także podczas ostatecznej odprawy przed imprezą.
I tutaj przechodzimy do kolejnego jakże ważnego czynnika sukcesu, którym jest

Dobrze przygotowany zespół

W każdych okolicznościach, również podczas eventów, ważne jest to, z kim pracujemy. Doświadczony, dobrze przygotowany
i rozumiejący się nawzajem zespół wpływa bezpośrednio na  powodzenie eventu i jego organizacyjny sukces.

Doświadczenie, które zdobywa się często latami, naszym zdaniem wpływa znacząco na uważność zespołu, zwiększa przewidywalność
i zapobiegliwość sytuacji niechcianych. Dlatego zawsze pracujemy z doświadczonymi i niezawodnymi profesjonalistami. Dla dobrej ekipy to oczywiste, że widok leżących, niczym niezabezpieczonych ton kabli elektrycznych na naszych eventach jest surowo zabroniony 😊 Zwracamy również szczególną uwagę na lidera zespołu. Wychodzimy z założenia, że jaki lider, taki zespół i nie bez znaczenia jest jego postawa: poważna i odpowiedzialna, która wpływa na pozostałe osoby i jest bardzo ważna w sytuacjach kryzysowych.

Uwaga kryzys! Zatrzymaj się!

Życie pisze różne scenariusze, w eventach jest podobnie. Nawet najlepszy organizator musi liczyć się z tym, że mimo dobrego planu, właściwego przygotowania zespołu i prawidłowych zabezpieczeń coś może nas zaskoczyć.

Zrobiłybyśmy duży błąd, myśląc inaczej i nie przygotowując się na sytuację kryzysową.  Na czym wg nas polega cała sztuka?

Brian Tracy powiedział kiedyś myśl, dotyczącą takich sytuacji i przyjęłyśmy ją jak swoją:

Zawsze gdy jesteś w sytuacji kryzysowej, zatrzymaj się na chwilę, zbierz informacje, pomyśl i dopiero zadecyduj!

Zgadzamy się z tym, że tylko dając sobie czas na decyzję, będzie ona właściwa. Bardzo często dużym błędem podczas imprez jest  zbyt szybie myślenie, działanie bez wystarczających informacji i oceny sytuacji, pod wpływem emocji. Taka postawa może doprowadzić do większego kryzysu, stworzyć chaos i skutkować konsekwencjami. Opanowanie i spokój podczas eventu pomagają podjąć dobrą decyzję, nie powodują niepotrzebnej paniki i pozwalają na przeprowadzenie w sposób płynny dalszej części eventu.  Tak działają doświadczeni profesjonaliści.

Nasz przepis na udany i bezpieczny event: 

Poczucie bezpieczeństwa uczestników podczas eventu to niewątpliwie klucz do udanej, a przy tym w pełni bezpiecznej super zabawy. Doświadczenie, drobiazgowość oraz odpowiedzialność podczas pracy pozwalają nam uniknąć niepożądanych sytuacji i tworzyć dla Was bezpieczne eventy,

Nasz niezawodny przepis?

Odpowiadaj – nie bagatelizuj!

Zapobiegaj i uprzedzaj, przygotowując zespół i dobry plan!

Stosuj procedury i stale podnoś kompetencje!

Bądź uważny -działaj, zachowując spokój podczas kryzysu!

 

I nasza nadrzędna zasada:

Włącz myślenie i zdrowy rozsądek – nie wszystko da się ubrać w punkty i procedury!

Czyli: róbmy to z głową! 😊