Czy i jak organizować eventy online

Zgodzimy się zapewne wszyscy, że od kilku miesięcy świat wygląda inaczej. Inne jest nasze stanowisko pracy – jej rytm i codzienne otoczenie. Innymi już sposobami, często w samotności, osiągamy te same cele. Zmienił się także świat naszych przyjaźni. Trudniej jest rozwijać i podtrzymywać relacje, na których zawsze tak nam zależało. Często bliskość drugiego człowieka jest okrutnym brakiem i nie ma jej na wyciągniecie ręki, jak kiedyś. W tej potrzebie  komunikacji zawsze pomagała nam obecność na imprezach plenerowych, eventach i integracjach firmowych.

Dlaczego o tym wspominamy, zapewne się domyślacie.

Z pomocą przychodzi nam technologia i jej nowe rozwiązania, które umożliwiają realizacje eventów online. Od dłuższego czasu (co najmniej kilku lat) widzimy, jak event marketing wkracza w nasze progi. Kiedyś z pewnością był wyzwaniem, dzisiaj – coraz bardziej doceniany – skłania nas do tego, by po prostu się z nim zaprzyjaźnić. I wcale nie powinniśmy traktować eventu online jako formy zastępczej dla tradycyjnego eventu (choć w aktualnym czasie wszyscy liczymy na to, że właśnie nią jest), ale jako drugie, równoległe rozwiązanie, stosowane w określonych sytuacjach i wymaganiach.

Zalety spotkań online

Nie chciałybyśmy porównywać eventów online i eventów w realu. Zestawiając je ze sobą, oczywiste jest, że różnią się od siebie diametralne. Właśnie, a czy coś je łączy?

Zwróćcie uwagę na organizację tych eventów – takie kwestie, jak scenografia, koncepcja eventu czy technologia to te same punkty organizacyjne. Poza tym, jedno jest pewne – łączy je ten sam, najważniejszy cel: mają wzbudzać zainteresowanie, wywoływać emocje, angażować uczestników oraz poruszać i pozostawiać wspomnienia. I dlatego warto zastanowić się nad zaletami eventów online, a później je realizować😊

Jakie są więc ich zalety?

Bezpieczeństwo: w tym przypadku obawa bliskości i obecności drugiego człowieka jest nieaktualna. Podczas zdalnych połączeń bez problemu omijamy tę kwestię.

Ilość uczestników: praktycznie nieograniczona, możemy zebrać od kilku do kilku tysięcy osób.

Miejsce: również bez ograniczeń możemy połączyć się z każdego miejsca. Wymaga to jedynie odpowiedniej organizacji technicznej eventu oraz przygotowania samych uczestników.

Forma eventu: i tutaj również duży plus – możemy zorganizować praktycznie każdą formę wydarzenia: konferencję, szkolenie, warsztaty, transmisję online, prezentację czy koncert. Nie zapominajmy również o innych formach, jakimi są np. wydarzenia integracyjne.

W dzisiejszej sytuacji, gdy często pracujemy w domach (praca zdalna), dlaczego nie skorzystać właśnie z takich rozwiązań?

Na co powinniśmy zwrócić uwagę, organizując event online?

Przede wszystkim ważny jest cel eventu, jaki mamy wspólnie osiągnąć. Gdy już go znamy, kwestią najważniejszą jest koncepcja. Dlaczego? Ponieważ ona zawsze stanowi o sukcesie i tu właśnie event online nie różni się od standardowego 😊 Zasady są zatem podobne: scenariusz spotkania powinien być dynamiczny, wzbudzać zainteresowanie i sprawiać, by ludzie siedzący przez cały dzień przy komputerze, chcieli przy nim jeszcze pozostać 😊. Nie zdradzimy tutaj przepisu na dobry scenariusz, ale doświadczeni eventowcy na pewno sobie z nim poradzą. Nie ma więc obaw, że projekt będzie nietrafiony, gdy prawidłowo wyznaczymy potrzeby klienta.

Jeśli chcemy osiągnąć cel, którym jest np. integracja grupy, możemy zorganizować dla osób pracujących zdalnie aktywne warsztaty i gry zespołowe. Dzięki chwytliwym scenariuszom i sprawdzonym narzędziom uczestnicy mogą zdobyć niecodzienne doświadczenie, a pracodawca może dać im coś, co łączy, bawi i motywuje. Biorąc w nich udział:

– doskonalimy komunikację i współpracę w zespole

– utwierdzamy się w tym, że razem możemy więcej

– rozwijamy kreatywność

– stawiamy nowe wyzwania

– uruchamiamy logiczne myślenie

– gwarantujemy emocje i pozytywne doznania

To całkiem sporo jak dla integracji firmowej online. Dajmy więc szansę zasmakować tego bez wychodzenia z domu 😉

Z reguły uczestniczymy w eventach, ponieważ chcemy pobyć i porozmawiać z ludźmi, nawiązywać z nimi kontakty, a później je rozwijać. Jak osiągnąć to wszystko w evencie online?

Jeśli celem jest właśnie networking, z pewnością musimy zaplanować kwestie techniczne tak, aby uczestnik mógł aktywnie brać udział w evencie. I tu nawiązujemy do drugiego ważnego punktu: wyboru platformy komunikacyjnej. Niektórzy twierdzą, że jest ona ważniejsza od koncepcji, a my absolutnie się z tym nie zgadzamy😊 I tak, w zależności od tego, jaka jest forma eventu i jaki jest jego cel, powinniśmy uwzględnić te wymagania podczas wyboru platformy, by móc zrealizować wydarzenie z zaplanowanymi założeniami. Jak to zrobić? Gdy zależy nam na zapewnieniu łatwości w komunikacji, wybierając platformę komunikacyjną, bierzemy pod uwagę m.in. przesyłanie obrazu i dźwięku w dwie strony, podział na grupy, chat umożliwiający dyskusję, wirtualne pokoje, konsultacje, możliwość dyskusji z moderatorem czy panel networkingowy. Możliwości są całkiem spore, a i tak nie wymieniłyśmy wszystkich 😊

Podsumowując – najważniejszy jest scenariusz wydarzenia i jego strategia, które wiążemy z celami i potrzebami odbiorców. W ślad za tym – właściwy wybór platformy komunikacyjnej, która zapewni uczestnikom pełną komunikację i nie będzie ograniczać nas technicznie podczas organizacji eventu.

Minęło już sporo czasu i wciąż przechodzimy przyspieszoną cyfryzację. Rynek nieustannie się rozwija, ale mamy już takie narzędzia, które zaspokoją potrzeby każdego zarówno pod względem wysokości budżetu, potrzeb oraz celu eventu, jak również zapewnią atrakcyjność wydarzenia, by stało się warte uwagi.

Czy warto więc czekać na powrót tradycyjnych eventów, czy osiągać ten sam cel, ale inną drogą?

Jesteśmy zdania, że warto działać. Pracownicy z pewnością czekają na zastrzyk pozytywnej energii, na zdarzenie, które ich pobudzi i obudzi, które da im szansę na przeżycie wspólnych chwil.

To jest możliwe! Zadzwoń do nas. Wspólnie ustalimy cele i potrzeby, a później wystartujemy online.