Osoby pracujące zdalnie w domu prowadzą dziś bardzo wiele spotkań online, podczas których biorą udział w konferencjach, ale przede wszystkim w spotkaniach roboczych i zebraniach. Znamy nawet takie osoby, których cały dzień pracy właśnie z nich się składa.
A co w przypadku, gdy Ty jesteś ich organizatorem, a w dodatku robisz to po raz pierwszy?
Zebrałyśmy dla Ciebie w kilku punktach nasze spostrzeżenia. Usprawnią Twoją pracę i spowodują, że zarówno Ty, jak i uczestnicy organizowanych przez Ciebie spotkań będziecie zadowoleni z ich efektów.
Poniższe propozycje będziesz mógł zastosować przy każdy spotkaniu zdalnym, aby zwiększyć swoją skuteczność!
Przed spotkaniem:
- Agenda spotkania:
Przygotuj jasny harmonogram spotkania dla wszystkich uczestników. Wyznacz cel lub cele spotkania i daj szansę uczestnikom przygotować się do niego, wysyłając informację z wyprzedzeniem. Wysyłaj zaproszenie nie później niż 24 godziny przed wyznaczonym czasem spotkania. - Sprawdź i przygotuj najlepszą aplikację do spotkań:
Jeśli nie masz rozwiązania firmowego, dostosuj wybór aplikacji do potrzeb spotkania. Weź pod uwagę m.in., czy będziesz miał połączenia spoza organizacji. Jeśli tak, warto wybrać wtedy rozwiązanie, w którym uczestnik nie musi pobierać aplikacji, by włączyć się do spotkania, tylko wykorzystać do tego przesłany link. - Co można jeszcze zrobić w przypadku gdy jest to spotkanie cykliczne?
Postaraj się uzyskać dostęp do poprzedniego spotkania i go udostępnić. Możesz również udostępnić notatki oraz wnioski, aby uczestnicy mogli przypomnieć sobie archiwalne informacje i tym samym lepiej przygotować się do kolejnego spotkania.
W trakcie spotkania:
- Komunikacja podczas spotkania:
Daj szansę uczestnikom w pełni się zaangażować. Możesz to zrobić, kontrolując czas i kolejność wypowiedzi. Możesz również udostępnić czat i dać możliwość wystawiania komentarzy w oknie czatu. Włącz również opcję wideokonferencji i zwiększ tym samym poczucie wzajemnej obecności.
- Nagraj swoje spotkanie:
Daj tym samym szansę osobom, które nie mogły w nim uczestniczyć w rzeczywistym czasie oraz możliwość ponownego jego odtworzenia, gdy zajdzie taka potrzeba. Nagranie możesz wykorzystać również, by napisać notatkę ze spotkania i wyciągnąć z niego wnioski. Weź pod uwagę opcję automatycznej transkrypcji, która umożliwi później łatwiejsze wyszukiwanie ważnych elementów dyskusji.
- Kamera video:
Kamera często rozprasza uczestników, dlatego zwróć uwagę na:
– tło: jeśli jest nieadekwatne, użyj np. opcji rozmycia tła
– hałas: jeśli jest zbyt głośno, zawsze możesz wyciszyć mikrofon
– chwilowy brak uczestnictwa: wycisz mikrofon i przełącz się tylko na opcję słuchania
- Pliki:
Zapewnij możliwość udostępniania plików na ekranie podczas spotkania oraz współredagowania dokumentu, gdy zajdzie taka potrzeba. W przypadku wymogu tłumaczeń językowych, weź to wcześniej pod uwagę i zapewnij tłumaczenia w czasie rzeczywistym.
- Brak Internetu:
Wprawdzie jest to już rzadkość – nie każdy może mieć dostęp do Internetu, w wyniku czego uczestnicy dołączają do spotkania, używając telefonów. Aby wykluczyć niepotrzebne urządzenia dodatkowe, wybierz aplikację, która obsługuje numery telefoniczne podczas konferencji audio-video.
Po spotkaniu:
- Podsumowanie spotkania:
Udostępnij nagranie, notatki, uwagi i najważniejsze wnioski po spotkaniu. Warto również docenić najbardziej zaangażowanych uczestników. - Zaplanuj kolejne działania:
Kolejne działania możesz zawrzeć w podsumowaniu spotkania lub przedstawić je online, pod jego koniec. Pamiętaj, aby na zakończenie odpowiedzieć na pytania uczestników, rozwiać wszystkie wątpliwości i odnieść się do spraw nierozstrzygniętych.
Pamiętajcie, najważniejsze jest dobre przygotowanie oraz efektywność spotkania. Uczestnicy to docenią, a Ty osiągniesz większą skuteczność.
Udanych spotkań Online i sukcesów!
Źródło: publikacje firmy Microsoft, https://www.microsoft.com/
