10 wskazówek, jak poprawić efektywność spotkania zdalnego

Osoby pracujące zdalnie w domu prowadzą dziś bardzo wiele spotkań online, podczas których biorą udział w konferencjach, ale przede wszystkim w spotkaniach roboczych i zebraniach. Znamy nawet takie osoby, których cały dzień pracy właśnie z nich się składa.

A co w przypadku, gdy Ty jesteś ich organizatorem, a w dodatku robisz to po raz pierwszy?

Zebrałyśmy dla Ciebie w kilku punktach nasze spostrzeżenia. Usprawnią Twoją pracę i spowodują, że zarówno Ty, jak i uczestnicy organizowanych przez Ciebie spotkań będziecie zadowoleni z ich efektów.

Poniższe propozycje będziesz mógł zastosować przy każdy spotkaniu zdalnym, aby zwiększyć swoją skuteczność!

Przed spotkaniem:

  1. Agenda spotkania:
    Przygotuj jasny harmonogram spotkania dla wszystkich uczestników. Wyznacz cel lub cele spotkania i daj szansę uczestnikom przygotować się do niego, wysyłając informację z wyprzedzeniem. Wysyłaj zaproszenie nie później niż 24 godziny przed wyznaczonym czasem spotkania.
  2. Sprawdź i przygotuj najlepszą aplikację do spotkań:
    Jeśli nie masz rozwiązania firmowego, dostosuj wybór aplikacji do potrzeb spotkania. Weź pod uwagę m.in., czy będziesz miał połączenia spoza organizacji. Jeśli tak, warto wybrać wtedy rozwiązanie, w którym uczestnik nie musi pobierać aplikacji, by włączyć się do spotkania, tylko wykorzystać do tego przesłany link.
  3. Co można jeszcze zrobić w przypadku gdy jest to spotkanie cykliczne?
    Postaraj się uzyskać dostęp do poprzedniego spotkania i go udostępnić. Możesz również udostępnić notatki oraz wnioski, aby uczestnicy mogli przypomnieć sobie archiwalne informacje i tym samym lepiej przygotować się do kolejnego spotkania.

W trakcie spotkania:

  1. Komunikacja podczas spotkania:
    Daj szansę uczestnikom w pełni się zaangażować. Możesz to zrobić, kontrolując czas i kolejność wypowiedzi. Możesz również udostępnić czat i dać możliwość wystawiania komentarzy w oknie czatu. Włącz również opcję wideokonferencji i zwiększ tym samym poczucie wzajemnej obecności.
  1. Nagraj swoje spotkanie:
    Daj tym samym szansę osobom, które nie mogły w nim uczestniczyć w rzeczywistym czasie oraz możliwość ponownego jego odtworzenia, gdy zajdzie taka potrzeba. Nagranie możesz wykorzystać również, by napisać notatkę ze spotkania i wyciągnąć z niego wnioski. Weź pod uwagę opcję automatycznej transkrypcji, która umożliwi później łatwiejsze wyszukiwanie ważnych elementów dyskusji.
  1. Kamera video:
    Kamera często rozprasza uczestników, dlatego zwróć uwagę na:
    – tło: jeśli jest nieadekwatne, użyj np. opcji rozmycia tła
    – hałas: jeśli jest zbyt głośno, zawsze możesz wyciszyć mikrofon
    – chwilowy brak uczestnictwa: wycisz mikrofon i przełącz się tylko na opcję słuchania
  1. Pliki:
    Zapewnij możliwość udostępniania plików na ekranie podczas spotkania oraz współredagowania dokumentu, gdy zajdzie taka potrzeba. W przypadku wymogu tłumaczeń językowych, weź to wcześniej pod uwagę i zapewnij tłumaczenia w czasie rzeczywistym.
  1. Brak Internetu:
    Wprawdzie jest to już rzadkość – nie każdy może mieć dostęp do Internetu, w wyniku czego uczestnicy dołączają do spotkania, używając telefonów. Aby wykluczyć niepotrzebne urządzenia dodatkowe, wybierz aplikację, która obsługuje numery telefoniczne podczas konferencji audio-video.

Po spotkaniu:

  1. Podsumowanie spotkania:
    Udostępnij nagranie, notatki, uwagi i najważniejsze wnioski po spotkaniu. Warto również docenić najbardziej zaangażowanych uczestników.
  2. Zaplanuj kolejne działania:
    Kolejne działania możesz zawrzeć w podsumowaniu spotkania lub przedstawić je online, pod jego koniec. Pamiętaj, aby na zakończenie odpowiedzieć na pytania uczestników, rozwiać wszystkie wątpliwości i odnieść się do spraw nierozstrzygniętych.

Pamiętajcie, najważniejsze jest dobre przygotowanie oraz efektywność spotkania. Uczestnicy to docenią, a Ty osiągniesz większą skuteczność.

Udanych spotkań Online i sukcesów!

 

Źródło: publikacje firmy Microsoft